Mẫu Excel quản lý thu chi: số dư lũy kế và ô tự kiểm

Bạn đang cần một mẫu excel quản lý thu chi để biết hôm nay đã thu bao nhiêu, chi bao nhiêu và còn lại bao nhiêu, chứ chưa cần một hệ thống kế toán đầy đủ. Bài này chỉ cách dựng một sổ một sheet, chép công thức số dư lũy kế, tạo khối tổng kết và dùng hai ô kiểm để nhận ra giới hạn của cách làm này.

Một sheet đủ dùng khi nào

Một sheet phù hợp khi bạn theo dõi một dòng tiền tương đối đơn giản: tiền mặt của cửa hàng, quỹ nội bộ của nhóm, hoặc các khoản thu chi hằng ngày do một người nhập. Mỗi dòng là một giao dịch: ngày, loại thu hay chi, hạng mục, diễn giải, số tiền và số dư sau giao dịch. Với phạm vi này, một sổ như vậy giúp bạn trả lời nhanh: khoản nào đã phát sinh, tổng tiền đã chi và số tiền còn lại theo sổ.

Bạn không nên ép một sheet duy nhất gánh nhiều việc nếu đang quản lý nhiều tài khoản ngân hàng, nhiều két tiền, công nợ khách hàng, tồn kho hoặc nhiều người cùng sửa. Một sổ thu chi như vậy cũng không tự xác nhận giao dịch có thật, không thay thế hóa đơn và không ngăn được việc nhập thiếu một khoản. Nếu vẫn muốn bắt đầu đơn giản, hãy tách phạm vi ngay trên đầu sheet bằng một dòng ghi rõ: “Quỹ tiền mặt cửa hàng A” hoặc “Quỹ nội bộ tháng này”. Khi số giao dịch tăng đến mức khó tìm, hoặc có hơn một người cần nhập và duyệt, đó là lúc bạn cần cấu trúc nhiều sheet hay phần mềm khác.

Dựng mẫu excel quản lý thu chi: sáu cột và một ô số dư đầu kỳ

Mình dựng cả sổ trên một sheet, rồi mở và tính bằng LibreOffice Calc. Sáu cột, theo thứ tự: Ngày · Loại · Hạng mục · Diễn giải · Số tiền · Số dư. Cột Loại chỉ nhận hai chữ Thu và Chi. Số tiền luôn gõ số dương — chiều tiền đi vào hay đi ra do cột Loại quyết định, không do dấu của con số. Nguyên tắc này nghe thừa, nhưng mục cuối bài sẽ cho thấy vì sao nó quan trọng.

Số dư đầu kỳ nằm ở một ô riêng: nhãn ở H1, giá trị 5000000 ở I1. Tách ra như vậy thì sang tháng mới chỉ cần sửa đúng một ô.

Mười giao dịch tháng 9 của một shop quần áo nhỏ, dòng 2 tới dòng 11:

Ngày        Loại  Hạng mục     Diễn giải           Số tiền
2026-09-01  Thu   Bán hàng     Tiền đơn DH001      1740000
2026-09-01  Chi   Nhập hàng    Nhập 50 áo thun     3500000
2026-09-03  Thu   Bán hàng     Tiền đơn DH002       960000
2026-09-05  Chi   Mặt bằng     Tiền thuê tháng 9   2000000
2026-09-05  Chi   Vận chuyển   Phí giao 6 đơn       180000
2026-09-06  Thu   Bán hàng     Tiền đơn DH004       900000
2026-09-07  Chi   Điện nước    Hoá đơn tháng 8      420000
2026-09-08  Thu   Bán hàng     Tiền đơn DH006      1520000
2026-09-09  Chi   Vận chuyển   Phí giao 4 đơn       120000
2026-09-10  Thu   Bán hàng     Tiền đơn DH008      2700000

Số dư luỹ kế: dòng đầu khác các dòng sau

Cột Số dư không gõ tay ô nào. Dòng đầu cộng từ số dư đầu kỳ, các dòng sau cộng từ số dư của dòng ngay trên. Ô F2:

=$I$1+IF(B2="Thu";E2;-E2)

Ô F3, rồi kéo xuống hết bảng:

=F2+IF(B3="Thu";E3;-E3)

Nếu Loại là Thu thì cộng số tiền, ngược lại thì trừ. Dòng cuối ra 6.600.000.

Công thức dùng dấu chấm phẩy giữa các tham số vì LibreOffice trên máy mình đòi như vậy. Ở bài file Excel quản lý bán hàng trên blog này, mình đã gặp đúng chuyện đó: gõ dấu phẩy thì LibreOffice báo Err:508. Excel trên máy bạn có thể cần dấu phẩy — tùy thiết lập vùng miền. Công thức nhìn đúng mà báo lỗi thì thử đổi dấu trước tiên.

Khối tổng kết dưới bảng

Mình để trống dòng 12, ghi TỔNG KẾT ở dòng 13, rồi đặt nhãn ở cột A và công thức ở cột B từ dòng 14 trở xuống:

B14  Tổng thu              =SUMIF(B2:B11;"Thu";E2:E11)
B15  Tổng chi              =SUMIF(B2:B11;"Chi";E2:E11)
B16  Chênh lệch thu chi    =B14-B15
B17  Số dư cuối kỳ         =$I$1+B16
B18  Kiểm khớp             =IF(B17=F11;"Khớp";"LỆCH")
B19  Kiểm số tiền âm       =IF(COUNTIF(E2:E11;"<=0")=0;"Không có";"CÓ SỐ ÂM")
B20  Chi vận chuyển        =SUMIFS(E2:E11;B2:B11;"Chi";C2:C11;"Vận chuyển")

Kết quả LibreOffice tính ra: tổng thu 7.820.000, tổng chi 6.220.000, chênh lệch 1.600.000, số dư cuối kỳ 6.600.000, chi vận chuyển 300.000. Cộng tay để đối chiếu: 5.000.000 + 7.820.000 − 6.220.000 = 6.600.000, khớp với số dư dòng cuối của cột luỹ kế.

Hai ô tự kiểm, và mỗi ô chỉ bắt được một loại lỗi

Ô B18 so số dư cuối kỳ tính từ tổng thu chi với số dư dòng cuối của cột luỹ kế. Ô B19 đếm số tiền nhỏ hơn hoặc bằng 0. Để biết mỗi ô bắt được gì, mình dựng thêm hai bản mắc bẫy từ đúng mười giao dịch trên và cho LibreOffice tính lại.

Bẫy 1: gõ khoản chi thành số âm

Khoản "Phí giao 4 đơn" gõ thành -120000 trong khi cột Loại vẫn là Chi. Công thức số dư lấy số âm đó trừ đi — tức là cộng thêm. Số dư dòng cuối thành 6.840.000, đội lên 240.000 so với đúng. Chi vận chuyển tụt còn 60.000.

Ô Kiểm khớp vẫn báo "Khớp". Mình đã đoán sai chỗ này: trước khi chạy, mình tưởng nó sẽ báo LỆCH. Lý do nó im lặng là cột số dư luỹ kế và khối tổng kết cùng dựa trên một giả định về dấu, nên chúng sai giống hệt nhau và vẫn khớp nhau. Một phép kiểm so hai công thức cùng giả định thì không bắt được dữ liệu phá chính giả định đó.

Ô Kiểm số tiền âm thì báo "CÓ SỐ ÂM" — bắt được ngay.

Bẫy 2: gõ đè một con số vào ô số dư

Ô số dư của dòng "Tiền đơn DH004", đúng ra là 2.920.000 do công thức tính, bị gõ tay thành 3.000.000 — công thức ở ô đó mất. Các dòng sau cộng dồn từ con số sai, và cột số dư kết thúc ở 6.680.000, trong khi số dư cuối kỳ tính từ tổng thu chi vẫn là 6.600.000.

Lần này ô Kiểm khớp báo "LỆCH" — bắt được. Ô Kiểm số tiền âm báo "Không có", vì chẳng có số tiền nào âm.

Gộp hai bẫy lại thì thấy rõ: ô Kiểm khớp bắt được công thức bị phá, ô Kiểm số tiền âm bắt được dữ liệu gõ sai dấu. Không ô nào một mình bắt được cả hai. Một mẫu excel quản lý thu chi đáng dùng nên có cả hai ô, và nên nhìn cả hai mỗi lần nhập xong một đợt giao dịch.

Những gì mẫu này chưa kiểm

Mình mới chạy trên LibreOffice Calc, chưa mở bằng Microsoft Excel hay Google Sheets. Chưa thử đặt danh sách chọn cho cột Loại — cách này có thể chặn gõ sai chữ Thu/Chi ngay từ đầu, nhưng mình chưa kiểm nên không hướng dẫn ở đây. Sổ mới là một tháng, chưa có phần chuyển số dư sang tháng sau. Bài cũng không kèm file tải về: mọi công thức ở trên đều nằm trong khối mã, bấm sao chép là dùng được.