File Excel chấm công: ký hiệu X N P KP L, công chuẩn đúng và hai ô tự kiểm

Mình tự dựng một file Excel chấm công cho tháng 9/2026, năm nhân viên, rồi cho LibreOffice Calc tính. Sau đó mình cố tình cài hai lỗi rất hay gặp để xem lương sai đi bao nhiêu và ô kiểm nào bắt được.

Nếu bạn đang tìm một file chấm công Excel 2026 để tải về thì bài này không có file tải. Bù lại, mọi công thức đều nằm trong khối mã, bấm "Sao chép" là dán thẳng vào bảng của bạn được. Con số nào trong bài cũng là số máy tính ra trên bảng thật.

Mẫu bảng chấm công Excel: hai khối trên một sheet

Toàn bộ nằm trên một sheet, chia làm hai khối:

• Khối lưới (dòng 1 đến 8): mỗi nhân viên một dòng, mỗi ngày một cột. Ngày 1 ở cột C, ngày 30 ở cột AF.
• Khối tổng hợp (dòng 10 đến 20): đếm ký hiệu, cộng công, tính lương theo công, và hai ô tự kiểm.

Để khối tổng hợp nằm bên dưới thay vì kéo dài sang phải thì bạn không phải cuộn ngang qua 30 cột ngày mới thấy lương của ai.

Ký hiệu chấm công dùng trong bảng

Đây là quy ước của bảng này, không phải chuẩn bắt buộc. Bạn đổi được, nhưng đổi ký hiệu nào thì phải sửa công thức đếm ký hiệu đó.

• X: đi làm đủ ngày, tính 1 công.
• N: làm nửa ngày, tính nửa công.
• P: nghỉ phép có lương, tính 1 công.
• KP: nghỉ không phép, tính 0 công.
• L: nghỉ lễ, tính 1 công. Mình đánh L cho ngày 2/9.
• Ô Chủ nhật để trống.

Cách làm bảng chấm công Excel từng bước

Bước 1. Dòng tiêu đề. Ô A1 ghi BẢNG CHẤM CÔNG THÁNG 9/2026. Dòng 2: A2 là Mã NV, B2 là Họ tên, từ C2 tới AF2 gõ các số 1, 2, 3 cho tới 30.

Bước 2. Dòng thứ trong tuần, tự tính. Dán công thức này vào C3, rồi kéo sang phải tới AF3:

=CHOOSE(WEEKDAY(DATE(2026;9;C2));"CN";"T2";"T3";"T4";"T5";"T6";"T7")

Kiểm: C3 phải ra T3 (1/9/2026 là thứ Ba), và H3 (ngày 6) phải ra CN. Sang tháng khác, bạn chỉ sửa số 2026 và số 9 trong công thức, cả dòng thứ tự đổi theo. Đây là phần làm bảng chấm công Excel tự động nhất, vì bạn không phải tra lịch để biết cột nào là Chủ nhật.

Bước 3. Nhập ký hiệu. Dòng 4 đến 8, mỗi nhân viên một dòng. Ô Chủ nhật để trống.

Bước 4. Khối tổng hợp. Dòng 10 là tiêu đề cột, từ A10 tới K10: Mã NV, Họ tên, Đủ công (X), Nửa công (N), Phép (P), Không phép (KP), Lễ (L), Ô lạ, Tổng công, Lương tháng, Lương theo công.

Dòng 11 là của nhân viên ở dòng lưới 4. Dán lần lượt vào C11 tới I11 và K11:

C11  =COUNTIF(C4:AF4;"X")
D11  =COUNTIF(C4:AF4;"N")
E11  =COUNTIF(C4:AF4;"P")
F11  =COUNTIF(C4:AF4;"KP")
G11  =COUNTIF(C4:AF4;"L")
H11  =COUNTA(C4:AF4)-C11-D11-E11-F11-G11
I11  =C11+D11/2+E11+G11
K11  =ROUND(J11/$B$17*I11;0)

J11 gõ tay lương tháng. Xong thì chọn cả dòng 11 rồi kéo xuống dòng 15. Địa chỉ C4:AF4 tự trượt thành C5:AF5, C6:AF6, nên dòng nào cũng đếm đúng người của nó.

Hai chỗ đáng để ý:

• H11 (Ô lạ) đếm số ô có chữ trong dòng mà không phải ký hiệu nào trong năm ký hiệu. Bình thường nó phải bằng 0.
• I11 viết nửa công là D11/2, không viết 0,5*D11. Làm vậy công thức không phụ thuộc máy bạn dùng dấu phẩy hay dấu chấm cho số thập phân.

Bước 5. Công chuẩn và tổng quỹ lương. Dán vào B17 và B18:

B17  =NETWORKDAYS.INTL(DATE(2026;9;1);DATE(2026;9;30);11)
B18  =SUM(K11:K15)

Tham số 11 ở cuối nghĩa là chỉ Chủ nhật là ngày nghỉ. Tháng 9/2026, ô B17 ra 26.

File Excel chấm công có tính lương: kết quả bảng đúng

Lương theo công trong bảng này là lương tháng chia công chuẩn, nhân tổng công. Đây là cách tính mình chọn cho bảng mẫu. Công ty bạn có thể có quy chế lương khác, và bài này không bàn phần luật lao động.

Kết quả LibreOffice tính ra:

• Lan: 25 X, 1 L, tổng 26 công, lương 7.000.000, đúng bằng lương tháng.
• Tuấn: 23 X, 2 P, 1 L, tổng 26 công, lương 6.500.000. Hai ngày phép vẫn đủ lương.
• Hoa: 22 X, 2 N, 1 KP, 1 L, tổng 24 công, lương 6.000.000 (lương tháng 6.500.000).
• Nam: 23 X, 2 KP, 1 L, tổng 24 công, lương 5.538.462 (lương tháng 6.000.000).
• Vy: 21 X, 4 N, 1 L, tổng 24 công, lương 5.353.846 (lương tháng 5.800.000). Bốn buổi nửa ngày thứ Bảy trừ đúng 2 công.

Tổng quỹ lương 30.392.308. Hai ô kiểm đều ghi "Không có".

Bẫy 1: tính công chuẩn bằng NETWORKDAYS thường

Hàm NETWORKDAYS (không có .INTL) mặc định coi cả thứ Bảy lẫn Chủ nhật là ngày nghỉ. Mình đổi đúng một ô B17 thành:

=NETWORKDAYS(DATE(2026;9;1);DATE(2026;9;30))

Kết quả:

• Công chuẩn còn 22 thay vì 26.
• Lan nhận 8.272.727 trong khi lương tháng 7.000.000. Cả năm người đều nhận nhiều hơn lương tháng, kể cả ba người thiếu công.
• Tổng quỹ lương 35.918.182, đội lên 5.525.874 so với bản đúng.

Lỗi này khó thấy vì bảng không báo lỗi gì, con số nào cũng "hợp lý". Nó chỉ lộ khi có một ô so lương theo công với lương tháng (xem phần hai ô tự kiểm bên dưới).

Nói cho công bằng: nếu công ty bạn nghỉ cả thứ Bảy thì 22 mới đúng, và khi đó bảng cũng không có X nào vào thứ Bảy. Bẫy chỉ xảy ra khi bảng chấm X vào thứ Bảy mà công chuẩn lại bỏ thứ Bảy ra.

Bẫy 2: gõ "X " có dấu cách thừa

Ô ngày 8 của Lan, mình gõ X kèm một dấu cách phía sau. Trên màn hình, ô đó trông y hệt các ô X khác. Cùng tệp, ô ngày 9 của Tuấn gõ x thường.

• Lan chỉ còn 24 X, cột Ô lạ ghi 1, tổng 25 công, lương 6.730.769. Đi làm đủ mà mất 269.231 vì một dấu cách không nhìn thấy.
• Tuấn vẫn đủ 23 X, lương 6.500.000. COUNTIF không phân biệt chữ hoa chữ thường, nên x vẫn được đếm như X. Đây là điều mình đo được trên LibreOffice.

Vậy chữ thường không phải vấn đề. Dấu cách thừa mới là vấn đề, vì COUNTIF so nguyên cả ô: X khác X.

Hai ô tự kiểm: mỗi ô bắt một loại lỗi

Dán vào B19 và B20:

B19  =IF(SUM(H11:H15)=0;"Không có";"CÓ Ô LẠ")
B20  =IF(SUMPRODUCT((K11:K15>J11:J15)*1)=0;"Không có";"CÓ NGƯỜI VƯỢT")

• B19 (Kiểm ô lạ) cộng cột Ô lạ. Có ô nào chứa chữ không phải năm ký hiệu thì nó báo.
• B20 (Kiểm vượt lương tháng) đếm số người có lương theo công lớn hơn lương tháng.

Kết quả đo trên hai bản mắc bẫy:

1. 1Bẫy NETWORKDAYS: B20 báo "CÓ NGƯỜI VƯỢT", bắt được. B19 báo "Không có", bỏ lọt, vì ký hiệu vẫn đúng hết.
2. 2Bẫy dấu cách: B19 báo "CÓ Ô LẠ", bắt được. B20 báo "Không có", bỏ lọt, vì lương bị thiếu chứ không vượt.

Không ô nào một mình bắt được cả hai lỗi. Giữ cả hai trong file Excel chấm công của bạn, và trước khi chốt lương mỗi tháng, nhìn hai ô này trước tiên.

Dấu chấm phẩy và những gì mình chưa kiểm

Mọi công thức trên dùng dấu chấm phẩy ; giữa các tham số, vì LibreOffice trên máy mình đòi như vậy. Ở bài file Excel quản lý bán hàng, mình gặp đúng lỗi này: dùng dấu phẩy thì LibreOffice báo Err:508. Máy bạn dùng dấu nào tuỳ thiết lập vùng miền. Nếu dán vào mà báo lỗi, thay ; bằng , là xong.

Những gì mình chưa kiểm, để bạn biết bài dừng ở đâu:

• Chưa mở bằng Microsoft Excel hay Google Sheets.
• Chưa làm tô màu tự động cho Chủ nhật, cũng chưa làm danh sách chọn ký hiệu.
• Chưa tính làm thêm giờ, đi làm Chủ nhật hay ca đêm, và không bàn quy định pháp luật nào.

Bài Excel khác trên blog

Cùng cách làm (dựng bảng thật, cài bẫy, đo), mình đã viết:

• Mẫu Excel quản lý thu chi có số dư luỹ kế và ô tự kiểm
• File Excel quản lý kho: nhật ký nhập xuất và bảng tồn
• File Excel quản lý bán hàng: 6 công thức