Phần mềm quản lý bán hàng miễn phí: miễn phí có giới hạn, dùng thử, hay tự cài

Phần mềm quản lý bán hàng miễn phí thường thuộc một trong ba loại, và "miễn phí" ở mỗi loại có nghĩa khác nhau: miễn phí vĩnh viễn nhưng giới hạn tính năng, dùng thử vài ngày rồi trả phí, hoặc mã nguồn mở tự cài, không tốn tiền phần mềm nhưng bạn tự lo máy và sao lưu. Chọn sai loại thì sau vài tuần nhập hàng, bạn mới phát hiện mình phải trả tiền hoặc phải chuyển hết dữ liệu sang chỗ khác.

Bài này đặt các loại cạnh nhau với giá đọc trên trang chính thức ngày 02/10/2026, và dẫn sang các bài mình đã cài, bán thử, đối chiếu từng con số. hstation là dự án phi lợi nhuận, không nhận tiền giới thiệu từ phần mềm nào được nhắc.

Phần mềm quản lý bán hàng miễn phí: tiền phần mềm một năm của mỗi loại

Cách đọc: ba dòng 0đ không có nghĩa là không tốn gì. Bảng tính tốn công dựng; OSPOS tốn công cài, máy chạy và sao lưu; Loyverse miễn phí chỉ cho xem báo cáo 31 ngày gần nhất. Các gói trả phí tính theo một cửa hàng; thêm chi nhánh, thêm kho hay thêm người dùng là thêm tiền. Biểu đồ chưa tính thuế, phần cứng như máy in hoá đơn, và giá có thể đổi sau ngày mình đọc.

Bước 1: Ghi ra năm điều shop bạn cần

Trước khi tải thử bất cứ phần mềm nào, trả lời năm câu này. Câu trả lời quyết định loại nào hợp, không phải danh sách tính năng.

1. 1Bán ở đâu: tại quầy, online, hay cả hai?
2. 2Dùng trên máy gì: máy tính ở quầy, điện thoại, hay máy tính bảng?
3. 3Mấy người cùng dùng, và có cần phân quyền nhân viên không?
4. 4Có cần quản lý kho (nhập hàng, tồn kho, nhiều kho) hay chỉ cần ghi đơn?
5. 5Cần xem báo cáo bao lâu về trước: tháng này, hay cả năm?

Loại 1: Miễn phí vĩnh viễn, giới hạn tính năng

Nếu bạn cần phần mềm quản lý bán hàng miễn phí trên điện thoại, ví dụ rõ nhất là Loyverse POS. Theo trang giá của Loyverse, phần miễn phí gồm bán hàng tại quầy, báo cáo bán hàng 31 ngày gần nhất, quản lý kho cơ bản, chương trình khách hàng thân thiết, màn hình cho khách và cho bếp, quản lý nhiều cửa hàng.

Phần trả tiền, tính bằng USD và chưa gồm thuế:

• Xem lịch sử bán hàng quá 31 ngày: 5 USD/tháng hoặc 50 USD/năm cho mỗi cửa hàng.
• Quản lý nhân viên (phân quyền, chấm giờ): 5 USD/tháng hoặc 50 USD/năm cho mỗi nhân viên.
• Kho nâng cao (đơn đặt hàng nhà cung cấp, chuyển kho): 25 USD/tháng hoặc 250 USD/năm cho mỗi cửa hàng.

Mỗi phần trả tiền có 14 ngày dùng thử. Mình đọc giá này khi mở trang từ Việt Nam, khớp với bảng giá tiếng Việt; khi trang được đọc từ nơi khác, mức giá hiển thị có thể khác, nên hãy xem lại giá ngay trên tài khoản của bạn trước khi bật. Xuất báo cáo ra bảng tính cũng nằm trong phần lịch sử không giới hạn, không thuộc gói miễn phí. Loại này hợp khi bạn bán tại quầy bằng điện thoại hoặc máy tính bảng, một hai người dùng, và chỉ cần xem số tháng gần nhất. Hết hợp khi bạn cần báo cáo cả năm hoặc nhập hàng có đơn đặt: lúc đó bắt đầu trả tiền theo từng phần.

Loại 2: Dùng thử rồi trả phí

Phần lớn phần mềm bán hàng của Việt Nam thuộc loại này: dùng thử miễn phí vài ngày, sau đó trả theo tháng.

• Sapo: bảng giá Sapo cho dùng thử 7 ngày. Gói thấp nhất cho cửa hàng bán lẻ là StartUp, 170.000đ/tháng, gồm 1 kênh bán (cửa hàng, gian hàng hoặc trang) và 3 nhân viên.
• KiotViet: trang cho cửa hàng bán lẻ, bán buôn ghi dùng thử 10 ngày. Theo bảng phí dịch vụ, gói thấp nhất ngành bán lẻ là gói Hỗ trợ, 270.000đ cho một chi nhánh mỗi tháng, tối đa 3 tài khoản truy cập, không có quản lý nhiều kho. Gói Chuyên nghiệp 330.000đ thì không giới hạn tài khoản. Bảng phí này không có gói bán hàng 0đ.
• Nhanh.POS: bảng giá Nhanh.vn niêm yết gói POS Basic 250.000đ mỗi cửa hàng mỗi tháng, còn 150.000đ nếu mua từ 2 năm, giới hạn 5 người dùng.

Loại này hợp khi bạn muốn có người hỗ trợ, có ứng dụng điện thoại, kết nối sàn thương mại điện tử và đơn vị giao hàng sẵn. Đổi lại, "miễn phí" chỉ là thời gian dùng thử. Nếu tìm "phần mềm quản lý bán hàng miễn phí vĩnh viễn" hay "trọn đời", loại này không phải câu trả lời.

Loại 3: Mã nguồn mở, tự cài trên máy

Mình đã cài và dùng thử Open Source Point of Sale (OSPOS) bản 3.4.1, giấy phép MIT, trên một máy Windows:

• Cài đặt, đổi sang tiếng Việt và tiền đồng, bán thử một đơn 70.000đ: báo cáo lợi nhuận khớp tính tay.
• Quản lý kho: nhập 50, chuyển 20 sang kho phụ, báo cáo tồn 2.336.310đ khớp tính tay, nhưng có 4 chỗ dễ sai số liệu mà phần mềm không cảnh báo.
• Dùng cho quán cafe: bàn ăn và đơn tạm hoãn chạy được sau khi vượt 2 lỗi của bản 3.4.1.

Loại này không tốn tiền phần mềm, không giới hạn số đơn hay số báo cáo, dữ liệu nằm trên máy bạn. Đổi lại, bạn tự cài (cần PHP và MySQL), tự sao lưu, tự xử lý lỗi, và không có ứng dụng điện thoại. Mình chưa thử máy in hoá đơn nhiệt, máy quét mã vạch hay hoá đơn điện tử với OSPOS.

Loại 0: Một bảng tính

Nhiều người tìm phần mềm quản lý bán hàng miễn phí bằng Excel vì chỉ cần ghi đơn và cộng doanh thu; khi đó chưa cần phần mềm. Bài file Excel quản lý bán hàng dựng một sheet với 6 chỉ số và chỉ ra lúc nào sheet bắt đầu chật: khi một đơn có nhiều sản phẩm, khi cần theo dõi tồn kho, công nợ. Google Sheets miễn phí và dùng chung được trên điện thoại.

Chọn nhanh theo câu trả lời ở bước 1

• Bán tại quầy bằng điện thoại, 1–2 người, chỉ xem tháng gần nhất → loại 1.
• Bán cả online, cần kết nối sàn và giao hàng, cần người hỗ trợ → loại 2, chấp nhận trả theo tháng sau thời gian dùng thử.
• Bán tại quầy trên máy tính, không muốn trả phí tháng, có người rành máy tính → loại 3.
• Chỉ ghi đơn, chưa cần kho → loại 0, bảng tính.

Nếu bạn bán online bằng website riêng, so sánh nền tảng có ở bài WordPress vs Shopify và chi phí từng khoản ở bài chi phí làm website.

Trước khi nhập dữ liệu thật

1. 1Thử xuất dữ liệu ra tệp (Excel, CSV) ngay trong tuần đầu. Không xuất được thì sau này đổi phần mềm sẽ phải nhập lại từ đầu.
2. 2Hỏi rõ giới hạn của gói miễn phí hoặc gói thấp nhất: số đơn, số mặt hàng, số nhân viên, số ngày báo cáo.
3. 3Hỏi phần mềm có xuất hoá đơn điện tử không, và xuất qua đơn vị nào. Mình không tư vấn thuế; việc này cần kiểm với nhà cung cấp phần mềm và quy định áp dụng cho shop bạn.
4. 4Với loại tự cài: thử khôi phục từ bản sao lưu một lần trước khi bán thật.

Kiểm lại trước khi chốt

• Đã trả lời đủ 5 câu ở bước 1.
• Biết rõ phần mềm đang dùng là miễn phí vĩnh viễn, dùng thử, hay tự cài.
• Đã thấy giá sau thời gian dùng thử, hoặc giá của từng phần trả thêm.
• Đã xuất thử dữ liệu ra tệp và mở được bằng Excel.

Những gì mình chưa kiểm

• Mình chưa dùng thử Loyverse, Sapo, KiotViet; giá và giới hạn là nội dung trang chính thức đọc ngày 02/10/2026.
• Ứng dụng điện thoại, máy in hoá đơn, máy quét mã vạch, hoá đơn điện tử của bất kỳ phần mềm nào.