Kho vận
Thay thế mười bảng tính kho vận bằng một hệ thống
Một nhà máy quản lý tồn kho và giao hàng bằng mười file bảng tính dùng chung. Tôi thay bằng một hệ thống có phân quyền và nhật ký.
Giảm 6 giờ nhập liệu mỗi tuần
- Khách hàng
- Khách hàng yêu cầu không nêu tên
- Thời gian
- 4 tháng
- Hình thức
- Giá cố định
Bối cảnh
Kho chạy trên mười file bảng tính chia sẻ qua ổ đĩa chung. Mỗi ca có ít nhất một người mở nhầm bản sao cũ, và không ai biết bản nào là bản mới nhất cho tới khi số tồn lệch với thực tế.
Hai lần trong sáu tháng trước đó, hàng đã xuất khỏi kho mà chứng từ chưa được ghi. Không có nhật ký nên không truy được ai sửa dòng nào, và cuộc họp xử lý mỗi lần mất nửa ngày.
Giải pháp
Hai tuần đầu tôi không viết dòng mã nào. Tôi đứng ở kho, ghi lại từng bước của quy trình thật, và phát hiện quy trình trên giấy khác quy trình đang chạy ở ba chỗ quan trọng.
Hệ thống dựng theo quy trình đang chạy, không theo quy trình trên giấy. Mỗi thao tác ghi một dòng nhật ký kèm người thực hiện và thời điểm. Phân quyền theo ca: thủ kho nhập, quản lý duyệt, kế toán chỉ đọc.
Phần nhập liệu chạy trên điện thoại, ngay tại chỗ phát sinh công việc. Người dùng thật của màn hình này đang đứng, đang bận và chỉ có một tay rảnh, nên nó chỉ có đúng những trường bắt buộc.
Kết quả
Sau bàn giao, thời gian nhập liệu mỗi tuần giảm sáu giờ, chủ yếu nhờ bỏ được bước đối chiếu chéo giữa các file.
Quan trọng hơn con số đó: mọi thay đổi tồn kho giờ đều truy được về một người và một thời điểm. Toàn bộ mã nguồn và hạ tầng đứng tên khách hàng ngay từ ngày đầu.