Dịch vụ chuyên nghiệp
Quản lý hồ sơ vụ việc cho văn phòng luật mười người
Hồ sơ nằm rải trên máy cá nhân, email và tủ giấy. Không ai trả lời được câu hỏi đơn giản: vụ này đang chờ ai làm gì.
Thời gian tìm một tài liệu giảm từ 12 phút xuống dưới 1 phút
- Khách hàng
- Khách hàng yêu cầu không nêu tên
- Thời gian
- 5 tháng
- Hình thức
- Đội chuyên trách
Bối cảnh
Mười luật sư, mỗi người một cách đặt tên file. Một tài liệu có thể nằm ở máy cá nhân, trong hộp thư, hoặc trong tủ giấy tầng dưới, và không có cách nào biết trước.
Khi một người nghỉ phép, các vụ việc của họ đứng lại, vì không ai biết vụ đang chờ bước nào.
Giải pháp
Mô hình dữ liệu xoay quanh VỤ VIỆC chứ không quanh tài liệu. Mỗi vụ có một trạng thái, một người chịu trách nhiệm và một hạn kế tiếp; tài liệu chỉ là thứ gắn vào vụ.
Phân quyền theo vụ việc, không theo phòng ban: luật sư chỉ thấy vụ mình tham gia. Đây là yêu cầu bắt buộc về xung đột lợi ích chứ không phải tính năng bảo mật thông thường, và tôi làm rõ điều đó trong tài liệu phạm vi.
Phần nhập liệu chạy trên điện thoại, ngay tại chỗ phát sinh công việc. Người dùng thật của màn hình này đang đứng, đang bận và chỉ có một tay rảnh, nên nó chỉ có đúng những trường bắt buộc.
Kết quả
Thời gian trung bình để tìm một tài liệu giảm từ mười hai phút xuống dưới một phút.
Hiệu quả lớn hơn nằm ở chỗ khác: khi một luật sư nghỉ, người khác nhận vụ và biết ngay đang chờ gì, thay vì phải gọi điện hỏi.